Datenschutz

Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses bei der prodot GmbH werden im Rahmen Ihrer Bewerbung, beim Abschluss des Arbeitsvertrages und im Laufe des Arbeitsverhältnisses personenbezogene Daten bei Ihnen erhoben und verarbeitet. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung und Ihre Rechte geben:

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist:

prodot GmbH (nachfolgend prodot)
Schifferstraße 196
47059 Duisburg
Germany

Telefon: +49 (203) 39 65 08 - 0
E-Mail: info@prodot.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@prodot.de

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Zur Erfüllung eines Vertrages (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO in Verbindung mit Artikel 88 DS-GVO und § 26 Abs. 1 BDSG)

Die bei Ihnen direkt erhobenen personenbezogenen Daten werden von prodot zum Zweck der Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Weiterhin werden Ihre persönlichen Daten zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem auf Ihr Beschäftigungsverhältnis anwendbaren Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erhoben und verarbeitet.

Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO in Verbindung mit Artikel 88 DS-GVO und § 26 Abs. 1 BDSG

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages mit Ihnen hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen von Dritten erforderlich ist, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

Hierzu gehören:

• Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung
• Maßnahmen im Zusammenhang mit organisatorischen Veränderungen
• Geltendmachung von oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche und im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten
• Maßnahmen der IT-Sicherheit
• Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen)
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Leistungen
• Maßnahmen zum Gesundheitsmanagement (z.B. Pflichtuntersuchungen zum Arbeitsschutz)
• IT technische Maßnahmen, um Zusammenarbeit zu ermöglichen (z.B. Microsoft Teams, Outlook, SharePoint)
• Maßnahmen zum IT-Problemmanagement und Fehlerbehebung
• IT-Maßnahmen zum Anwendermanagement
• Bereitstellung von Telekommunikationseinrichtungen
• Führung von Kommunikationsverzeichnissen
• Bereitstellen eines Intra- und Internets zur Unternehmenskommunikation

Gesetzliche oder rechtliche Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO sowie Artikel 88 DS-GVO und § 26 BDSG) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO)

Darüber hinaus werden Ihre persönlichen Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erhoben und verarbeitet, etwa zur Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher (Meldung und Abführung Ihrer Sozialbeiträge) und steuerrechtlicher (Meldung und Abführung Ihrer Steuern) Pflichten. Die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns erfolgt auf Grundlage von § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO.

Verarbeitete Daten und deren Herkunft

In erster Linie verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die wir von den Betroffenen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses oder der Bewerbung erhalten oder erhoben haben. Darüber hinaus verarbeiten wir auch personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Presse, Internet), soweit es für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und zulässig ist. Die von uns in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten bestehen aus Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), Daten über die Familie (z. B. Familienstand, Angaben zu Ihren Kindern), Religionszugehörigkeit, für das Beschäftigungsverhältnis relevante Gesundheitsdaten (z. B. Schwerbehinderung), Vorstrafen (z. B. polizeiliches Führungszeugnis), Legitimationsdaten (z. B. Daten Personalausweis), Steueridentifikationsnummer, Angaben zur Ausbildung und Qualifikation sowie zu früheren Beschäftigungsverhältnissen und Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe oder Lichtbilder). Zusätzlich können Daten verarbeitet werden, aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Gehaltsabrechnung), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z. B. Kreditverbindlichkeiten, Gehaltspfändungen) sowie andere Daten, die mit den genannten Kategorien vergleichbar sind.

Wer bekommt Ihre Daten?

Die Stellen, die zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten Ihre Daten benötigen, erhalten Zugriff darauf. Ebenso können von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen zu diesen Zwecken auf Ihre Daten zugreifen, wenn Sie insbesondere die Vertraulichkeit und Integrität der Daten wahren. Dazu gehören insbesondere Unternehmen aus den Bereichen, HR-Dienstleistung, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung, Reiseorganisationen, Finanzdienstleistungen sowie Versicherungen. An Empfänger außerhalb unseres Unternehmens geben wir nur personenbezogene Daten weiter, wenn und soweit das unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz erforderlich ist. Informationen über Sie dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen das gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.

Empfänger personenbezogener Daten können sein:

• Sozialversicherungsträger
• Krankenkassen
• Versorgungswerke
• Steuerbehörden
• Berufsgenossenschaften
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses personenbezogene Daten übermitteln (z. B. für Gehaltszahlungen)
• Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer
• Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen, etwa IT-Dienstleister

Erfolgt eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU?

Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten in Länder außerhalb der EU (sogenannte Drittstaaten) ist nicht vorgesehen. Sollte prodot eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittstaaten beabsichtigen, werden wir Sie darüber informieren.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten so lange, wie dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei beachten Sie bitte, dass unser Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist. Sind Ihre Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese von uns gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung bzw. Archivierung ist aus gesetzlichen Gründen erforderlich. Zu diesen gesetzlichen Gründen gehören beispielsweise handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung von Daten betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre. Zudem benötigen wir Ihre Daten gegebenenfalls für die Erfüllung von sozialversicherungsrechtlichen Pflichten auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (etwa zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung), dafür gelten die Fristen des Sozialrechts. Weiterhin benötigen wir Ihre Daten möglicherweise aus Beweiszwecken im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bezüglich der Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis. Hinsichtlich dieser Daten werden diese im Regelfall nach Ablauf der Verjährungsfristen gelöscht, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist des Bürgerlichen Gesetzbuches drei Jahre beträgt.

Welche Rechte haben Sie?

Sie sind jederzeit berechtigt, gegenüber prodot, um Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen. Weiterhin können Sie jederzeit gegenüber prodot die Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragung personenbezogener Daten verlangen oder gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen. Dafür wenden Sie sich bitte an den oben angegebenen Kontakt unseres Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten rechtswidrig erfolgt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, zu beschweren.

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, ein Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen durchzuführen und zu beenden. Das gilt insbesondere auch für Ihre Sozialversicherungs- und Steuerdaten.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierte Entscheidung oder andere Profiling-Maßnahmen durchgeführt.